Szanowni Państwo,
W odpowiedzi na liczne pytania dotyczące kwestii technicznych organizacji udziału polskich ekspertów w programach TAIEX przedstawiamy poniższe wyjaśnienia.
W polskim porządku prawnym nie istnieją odrębne przepisy poświęcone wyłącznie instrumentowi TAIEX. Jego funkcjonowanie opiera się na systemie prawa Unii Europejskiej oraz na ogólnych przepisach krajowych regulujących pracę urzędników. Źródła regulacji dla instrumentu TAIEX opierają się zatem na kombinacji aktów prawa polskiego, prawa wtórnego UE, decyzji wykonawczych oraz szczegółowych wytycznych operacyjnych.
Z polskich przepisów należą do nich między innymi: Ustawa o służbie cywilnej oraz Ustawa o pracownikach urzędów państwowych, Kodeks pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Z przepisów UE to przede wszystkim Decyzja Komisji C(2017) 1122, która jest aktem o charakterze prawnie wiążącym dla państw UE. Określa ona tzw. uproszczone formy finansowania TAIEX (ryczałty i diety).
Udział w projektach TAIEX ma charakter służbowy a jego finansowanie obejmuje misje ekspertów reprezentujących instytucje publiczne. Przepisy unijne nie wspominają jednak wprost o udziale (lub jego zakazie) w misji TAIEX podczas urlopu. Strona unijna nie sprawdza również, czy w czasie realizacji misji ekspert wykonuje ją w czasie wolnym, czy też w delegacji służbowej.
W celu uporządkowania statusu udziału ekspertów z polskiej administracji w TAIEX Minister Spraw Zagranicznych w zaleceniach załączonych do pisma z 28 stycznia 2020 r. (DWR.4447.3.2020/1) skierowanego do organów administracji publicznej zalecał, aby projekty te były realizowane przez pracowników administracji publicznej za zgodą ich pracodawców w ramach delegacji służbowych. Instrument TAIEX opiera się bowiem na formule współpracy „urząd-urząd” (peer-to-peer). Ekspert występuje w nim jako przedstawiciel administracji państwa członkowskiego UE, dzieląc się doświadczeniem swojej instytucji. Z tego powodu wyjazd eksperta powinien odbywać się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego. W czasie misji ekspert zachowuje prawo do wynagrodzenia od macierzystego pracodawcy, a udział w misji wymaga zgody przełożonego. Pismo Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 stycznia 2020 r. wraz z ww. zaleceniami należy interpretować jako instrukcję postępowania dla administracji publicznej. Jej celem jest wprowadzenie uporządkowanego, ujednoliconego, działającego sprawnie i efektywnie kosztowo systemu realizacji projektów TAIEX przez polską administrację, w tym wyeliminowanie przypadków realizacji projektów TAIEX przez ekspertów bez zgody pracodawcy.
Ekspert TAIEX realizuje projekt jako przedstawiciel swojej instytucji, występuje w jej imieniu i jest zobowiązany do reprezentowania jej oficjalnego stanowiska. Aby wziąć udział w TAIEX jako ekspert publiczny, ekspert musi być zatrudniony w administracji publicznej, a jego doświadczenie instytucjonalne (wiedza o standardach, procedurach i dobrych praktykach stosowanych w urzędzie) są przedmiotem projektu.
Ekspert zazwyczaj samodzielnie opracowuje treści, dostosowując je do potrzeb beneficjenta określonych w programie projektu TAIEX. Prezentowane treści są oparte na doświadczeniu urzędu i nie są arbitralnymi poglądami prywatnymi eksperta. Treści, w zależności od sposobu organizacji danego urzędu mogą, ale nie muszą, być zatwierdzane przez przełożonych eksperta. Takie zatwierdzenie może być pomocne w trosce o spójność przekazu danej instytucji.
Ekspert biorący udział w realizacji TAIEX może otrzymać z Komisji Europejskiej (oprócz, diet pobytowych, opłat za bilety lotnicze i hotel) tzw. Daily Subsistence Allowance, czyli rekompensatę za pracę na rzecz projektu - zgodnie z Decyzją Komisji C(2017) 1122 . Ww. rekompensata nie jest zróżnicowana zależnie od formy udziału eksperta w wydarzeniu TAIEX (misja służbowa lub inna forma) i standardowo wynosi 350 euro za dzień pracy. Standardowo KE przesyła środki na konto eksperta, natomiast prawem instytucji wysyłającej eksperta na misje jest ustalenie własnych zasad przepływów finansowych, które ekspert komunikuje Komisji Europejskiej.
Jednocześnie, mając na uwadze wzrastające zainteresowanie programem TAIEX oraz zapobieganie przypadkom niewłaściwej jego realizacji, MSZ szkoli pracowników administracji publicznej w zakresie udziału w tym programie. Dodatkowo uprzejmie informuję, że niektóre instytucje przyjęły zarządzenia wewnętrzne porządkujące kwestie udziału pracowników w misjach TAIEX. W tej kwestii doświadczenia mają np. Centrum Unijnych Projektów Transportowych, UKNF, UOKIK.
KPK
